Öll launagögn núverandi og fyrrverandi starfsmanna komin yfir á rafrænt form

Helena Lind og samstarfsfélagar hennar skönnuðu inn yfir 150 þúsund skjöl. Verkefnið hófst árið 2019 og lauk nú í sumar.

Mannauðsdeild Akureyrarbæjar hefur lokið því stóra verkefni að færa öll launagögn núverandi og fyrrverandi starfsmanna sveitarfélagsins yfir á rafrænt form.

Verkefnið, sem hófst í nóvember árið 2019 og lauk í júní á þessu ári, er hluti af stafrænni vegferð sveitarfélagsins. „Þetta voru yfir 150 þúsund skjöl, svo sem ráðningarsamningar, breytingarblöð, menntunargögn, persónuafsláttur, séreignarsparnaður við lífeyrissjóði, starfs- og læknisvottorð, svo dæmi séu tekin. Við skönnuðum þetta allt inn og settum í persónumöppur í ONE skjalakerfinu fyrir hvern og einn starfsmann,“ segir Helena Lind Ragnarsdóttir, sem hafði yfirumsjón með verkefninu.

Samkvæmt Helenu Lind er Akureyri fyrsta sveitarfélagið til að ráðast í þessa vinnu. „Landslagið er gjörbreytt. Það gat tekið mikinn tíma að finna og flétta í réttu möppunum fyrir viðkomandi launþega. Hagræðingin er því mikil, og það sannaðist sérstaklega í heimsfaraldrinum þegar fólk þurfti að vinna heima. Þá gátu launafulltrúar nálgast gögnin á netinu, sem einfaldaði vinnuna mikið.“

Helena Lind segir að það hafi verið sérstök tilfinning að skanna inn síðasta skjalið. „Hér voru tíu mannhæðaháir skápar fullir af möppum. Þetta tók mikið pláss og það er gott að losna við þetta. Verkefnið var gríðarlega umfangsmikið, og við trúðum varla að því væri lokið. Það brutust meira að segja út fagnaðarlæti.“