Íbúasamráð

1. Markvisst íbúasamráð

Akureyrarbær leiti í auknum mæli eftir skoðunum og hugmyndum íbúa gagnvart þjónustu og starfsemi sveitarfélagsins. Á hverjum tíma verði að minnsta kosti eitt samráðsverkefni í gangi á vegum Akureyrarbæjar.

Áform

• Gengið verði lengra í samráði um skipulagsmál en lög gera ráð fyrir með það að markmiði að tryggja aðkomu íbúa eins snemma í ferlinu og mögulegt er.
• Umhverfis- og mannvirkjasvið kalli árlega eftir hugmyndum að viðhalds- og/eða nýframkvæmdum í hverfum bæjarins og að tiltekinni fjárhæð í framkvæmdaáætlun verði ætluð til þeirra verkefna (Framkvæmdapottur).
• Samráð verði haft við íbúa um allar nýjar stefnur sem Akureyrarbær setur.
• Í öllum samráðsverkefnum verði stuðst við a) Handbók um íbúasamráð í sveitarfélögum og þátttöku íbúa og b) Gátlista til stuðnings við skipulag og undirbúning íbúasamráðs. Starfsfólk þjónustu- og skipulagssviðs útbúi á þessum grunni einfalda verklýsingu fyrir samráð hjá Akureyrarbæ sem skýri ferlið og leiðirnar.
• Í öllum samráðsverkefnum fari fram greining á þeim hópum sem hafa ríka hagsmuni af samráðsefninu og sérstaklega leitað til þeirra hópa sem eru ólíklegir til að tjá sig um það af sjálfsdáðum.
• Sérstakur starfsmaður á þjónustu- og skipulagssviði hafi íbúasamráð sem eitt af sínum megin verkefnum ásamt markvissri upplýsingamiðlun. Viðkomandi starfsmaður hafi yfirumsjón með öllum samráðsverkefnum.
• Samráðsverkefni eru alltaf skipulögð sem teymisvinna. Undantekningalaust koma að verkefnastjóri sem hefur íbúasamráð á sinni könnu á þjónustu- og skipulagssviði og fulltrúi viðkomandi fagsviðs ásamt öðru starfsfólki eftir þörfum hverju sinni.

2. Fjölbreyttar aðferðir

Margvíslegum leiðum verði beitt til að fá fram sjónarmið íbúa, bæði á einstaklings- og fulltrúagrunni. Lögð verði sérstök áhersla á að ná til mismunandi hópa samfélagsins, ekki síst þeirra sem hafa sjaldan frumkvæði af því að taka þátt.

Áform

• Okkar Akureyrarbær verði megin rafræni samráðsvettvangur sveitarfélagsins þar sem íbúar geta á einfaldan hátt sett fram hugmyndir og ábendingar og haft áhrif á ákvarðanir og stefnumótun. Haldið verði áfram að þróa vettvanginn eftir þörfum Akureyrarbæjar.
• Þegar ekki hentar að nýta rafrænar aðferðir verði notaðar leiðir sem henta hverju sinni s.s. rýnihópar eða bein viðtöl. Hagsmunaaðilagreining í upphafi samráðsferils ráði því hvaða aðferðum er beitt.
• Nýjum og jafnvel óhefðbundnum samráðsaðferðum verði beitt í auknum mæli. Starfsfólk þjónustu- og skipulagssviðs haldi kynningar- og hugarflugsfund með stjórnendum að lágmarki einu sinni á ári þar sem fjallað verði um nýjar og spennandi aðferðir til samráðs.
• Rafrænar skoðanakannanir verði nýttar í auknum mæli.
• Samráðsviðburðir verði haldnir á fjölbreyttum stöðum og fólki mætt þar sem það er, svo sem á Amtsbókasafninu, félagsmiðstöðvunum Birtu og Sölku, Sundlaug Akureyrar og í skólum.
• Árlegir hverfafundir verði haldnir í öllum skólahverfum að hausti þar sem íbúum gefst kostur á að koma á framfæri hugmyndum, tillögum og ræða málefni sem snúa að nærumhverfinu. Fundirnir verði upptaktur að vinnu við starfsáætlanir og fjárhagsáætlun bæjarins fyrir næsta ár.
• Meira samráð verði haft við fasta samráðshópa s.s. hverfisráð í Hrísey og Grímsey, öldungaráð, ungmennaráð og samráðshóp um málefni fatlaðs fólks, auk þess sem fjölmenningarráð verði endurvakið. Sérstök áhersla verði lögð á skipulagt samstarf við hópana á fyrstu stigum mála til að útfæra breiðara samráð og nálgast fólk sem hóparnir starfa í umboði fyrir.
• Efnt verði til samstarfs þjónustu- og skipulagssviðs, skrifstofu fræðslu- og lýðheilsusviðs, ungmennaráðs, leik-, grunn-, og framhaldsskóla um að þróa aðferðir til að auka lýðræðislega þátttöku. Börn og ungmenni taki reglulega þátt í raunverulegu íbúasamráði í skólum og félagsmiðstöðvum og fái þannig tækifæri til að reyna á eigin skinni hvernig þau geta mótað umhverfi sitt (sbr. Menntastefnu Akureyrarbæjar 2020-2025).

3. Gagnsæi og miðlun

Akureyrarbær standi þannig að upplýsingagjöf til íbúa að auðvelt sé að mynda sér skoðun á þeim málum sem samráð er um.

Áform

• Við upphaf allra íbúasamráðsverkefna verði gerð upplýsingaáætlun, sem tekur mið af markhópagreiningu, og verði einn starfsmaður ábyrgur fyrir framkvæmd og eftirfylgni ásamt verkefnastjóra sem ber ábyrgð á íbúasamráði á þjónustu- og skipulagssviði.
• Fjölbreyttir miðlar verði notaðir og miðlunarleiðir taki mið af mikilvægustu markhópum hverju sinni. Ef haldnir eru kynningarfundir vegna samráðs verði leitast við að senda þá líka út rafrænt.
• Vefsvæði á akureyri.is verði útbúið fyrir öll stærri samráðsverkefni sem ná yfir nokkra mánuði þannig að íbúar geti á öllum stigum fylgst með framgangi málsins.
• Aðgengilegt myndefni og skiljanlegt verði sett í forgang við miðlun.
• Skoðaðar verði leiðir til að miðla upplýsingum vegna samráðs um skipulagsmál með aðgengilegri og gagnvirkari hætti, t.a.m. í gegnum kortasjá Akureyrarbæjar eða stafrænum hönnunartólum.
• Flóknir textar verði einfaldaðir sem kostur er með það að markmiði að allir markhópar eigi auðvelt með að skilja og taka afstöðu til samráðsefnisins. Helstu atriði verði einnig þýdd og birt á ensku og pólsku og eftir atvikum fleiri tungumál.
• Lögð verður áhersla á lifandi miðlun þegar það á við t.d. vettvangsferðir, göngutúra og á almennum vettvangi s.s. á bókasafni eða verslunarmiðstöðum.
• Ráðist verði í átak við að kynna samráðsvettvanginn Okkar Akureyrarbæ fyrir stjórnendum, starfsfólki og íbúum Akureyrarbæjar.
• Hverfasíður á samfélagsmiðlum verði notaðar markvisst til að miðla upplýsingum um samráð, einkum sem snertir sérstaklega ákveðin svæði í bænum.

4. Endurgjöf

Markviss og skýr svörun til þeirra sem taka þátt í samráði verði órjúfanlegur hluti af ferlinu, ekki síður þegar ekki er fallist á tillögur eða athugasemdir.

Áform

• Við upphaf samráðsverkefnis komi skýrt fram hvernig eigi að haga endurgjöf til þátttakenda.
• Upplýsingar um helstu niðurstöður íbúasamráðs verði undantekningalaust gerðar aðgengilegar á heimasíðu bæjarins.
• Persónuleg endurgjöf verði veitt í þeim tilvikum þar sem það er mögulegt, svo sem með svarbréfi í gegnum Okkar Akureyrarbæ, tölvupósti eða símtali.
• Fundnar verði leiðir til að miðla á stafrænan og myndrænan hátt niðurstöðum samráðs, einkum til að útskýra hvaða hugmyndum eða ábendingum var hægt að verða við og hvers vegna/hvers vegna ekki.
• Íbúasamráði telst ekki lokið fyrr en þátttakendum hefur verið svarað.

Hvernig nota ég samráðsvettvanginn Okkar Akureyri?

• Með því að smella á þennan hlekk getur þú skoðað þær hugmyndir og ábendingar sem settar hafa verið fram varðandi stefnuna. Allir geta komið sinni hugmynd á framfæri með því að smella á "Bættu við nýrri hugmynd". Við hvetjum fólk til að skrá sig inn í gegnum island.is, Facebook eða búa til nýjan aðgang og skrá netfangið sitt til þess að fá upplýsingar um afdrif hugmyndar.
• Hægt er að kjósa hugmyndir upp/niður með því að smella á örvarnar.
• Hægt er að hefja/taka þátt í umræðum um hugmynd með því að skrifa rök með eða rök á móti.
• Hægt er að setja inn mynd/myndband máli sínu til stuðnings.