Veikindi þarf að tilkynna strax á fyrsta degi og hjá hvaða lækni starfsmaður hyggst fá læknisvottorð. Séu veikindi ekki tilkynnt strax kann orlofslengingin að falla niður. Reglan um tilkynningu veikinda strax á fyrsta degi er fortakslaus og vilji menn nýta sér rétt til lengingar orlofs vegna veikinda verða þeir að tilkynna, jafnvel þótt óvíst sé hversu lengi veikindin muni vara og hvort nokkur réttur kunni að stofnast til lengingar vegna þess hversu stutt veikindin voru.
Allir vinnustaðir eiga að hafa sett sér verklagsreglur um tilkynningu veikindafjarvista. Ef veikindi vara lengur en einn dag þarf að láta vita á hverjum degi nema annað sé ákveðið í samtali starfsmanna og yfirmanns. Ef stofnun lokar tímabundið á orlofstíma á að liggja fyrir hvernig og hverjum á að tilkynna veikindi í orlofi.