Að skrá sumarfrí í dagbókina í Outlook

Áður en haldið er af stað í sumarfrí þarf að huga að ýmsu. Meðal annars að muna eftir að skrá sumarfríið og aðrar fjarvistir í dagbókina í Outlook. Nauðsynlegt er að merkja sumarfrí í dagbókina um leið og það liggur fyrir. Svo þarf að muna að stilla sjálfvirka svörun í tölvupóstinum áður en farið er í fríið. Hér eru leiðbeiningar.

Hvernig skrái ég frí í dagbókina í Outlook:

• Opnaðu dagatalið og smelltu á New Appointment undir Home flipanum.
• Skrifaðu titil í Title reitinn. Taktu fram hvenær þú kemur aftur til baka. Dæmi: Er í sumarfríi frá 12. - 19. ágúst.
• Settu inn réttar dagsetningar í Start time og End time.
• Hakaðu í All day ef fríið er ekki hluta úr degi.
• Breyttu Show As í Out of Office.
• Smelltu á Save & Close.

Hvernig skrái ég sjálfvirkt svar í Outlook:

• Smelltu á File og Automatic Replies.
• Hakaðu við Send automatic replies.
• Ef þú vilt að sjálfvirka svarið verði bara gilt á ákveðnu tímabili hakarðu í Only send during this time range og velur dagsetningar. Ef þú hakar ekki við þennan kost verður sjálfvirka svarið virkt þar til þú slekkur á því.
• Þú getur sett inn tvenn skilaboð. Annars vegar til starfsfólks Akureyrarbæjar sem senda þér póst (Inside My Organization flipinn) og hins vegar til allra annarra (Outside My Organization flipinn).
• Hafðu greinargóðan texta fyrir þann sem reynir að senda þér tölvupóst, hver er staðgengill og hvenær þú kemur aftur til vinnu.
• Smelltu á OK til að virkja sjálfvirka svarið.

Aðrar upplýsingar:

• Starfsfólk sem bíður uppá viðtalsbókanir þurfa að passa mjög vel uppá að vera mertk Out of office til að loka fyrir bókanir á meðan það er í fríi.
• Þjónustuver Akureyrarbæjar er opið í allt sumar og treysir á að skráningar í dagbókum í Outlook séu réttar svo hægt sé að veita réttar upplýsingar og góða þjónustu.
• Það má einnig senda tölvupóst á thjonustuver@akureyri.is með hjálplegum upplýsingum áður en farið er í sumarfrí. Þetta á þá sérstaklega við um stjórnendur. Til dæmis upplýsingar um lokanir stofnana, staðgengla og fleira.

Hafið það sem allra best í sumarfríinu.